Outsourcing to przekazanie realizacji określonych zadań lub procesów biznesowych na zewnątrz przedsiębiorstwa, najczęściej wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym.
Kluczowe wnioski:
- Outsourcing może dotyczyć wielu obszarów działalności firmy, od IT, przez księgowość, po produkcję.
- Kluczowe korzyści to obniżenie kosztów, lepsza koncentracja na core biznesie oraz dostęp do wiedzy ekspertów.
- Z drugiej strony, outsourcing niesie ze sobą pewne ryzyka, między innymi utratę kontroli i wyciek poufnych informacji.
- Decyzja o outsourcingu powinna być poprzedzona staranną analizą korzyści i ryzyk z nim związanych.
- Outsourcing jest dziś bardzo popularnym i ciągle rozwijającym się trendem w zarządzaniu firmą.
Outsourcing to przekazywanie zadań firmom zewnętrznym
Outsourcing polega na przekazaniu realizacji wybranych zadań lub procesów biznesowych na zewnątrz firmy. Najczęściej są to wyspecjalizowane podmioty zewnętrzne, które zajmują się danym obszarem lepiej niż sama firma.
Przykłady obszarów, które mogą być objęte outsourcingiem, to:
- IT – np. obsługa systemów informatycznych, programowanie
- Księgowość i finanse – np. prowadzenie ksiąg rachunkowych, windykacja należności
- HR – np. rekrutacja, szkolenia pracowników
- Produkcja – np. zlecanie wytworzenia części asortymentu firmom produkcyjnym
Kluczowe w outsourcingu jest przekazanie nie tylko realizacji zadań, ale także odpowiedzialności za ich prawidłowe wykonanie na firmę zewnętrzną.
Outsourcing redukuje koszty i zwiększa efektywność firmy
Głównym argumentem przemawiającym za outsourcingiem jest możliwość redukcji kosztów. Specjalistyczne firmy zewnętrzne mogą świadczyć określone usługi taniej niż byłoby to w przypadku realizacji ich samodzielnie.
Dzieje się tak, ponieważ firmy outsourcingowe:
- Koncentrują się tylko na danej działalności i robią to na dużą skalę
- Posiadają wiedzę, know how i dopasowaną infrastrukturę do obsługi specyficznych procesów
- Uzyskują efekt skali przy dużej liczbie klientów
Oprócz oszczędności finansowych outsourcing pomaga podnieść ogólną efektywność funkcjonowania firmy. Firma może w pełni skupić swoje zasoby i uwagę na kluczowej działalności i realizacji strategii.
Kiedy warto skorzystać z outsourcingu?
Outsourcing jest szczególnie zasadny wówczas, gdy wykonywane zadania nie stanowią rdzenia działalności firmy oraz gdy:
- Wymagają zaangażowania dużych nakładów lub specjalistycznej wiedzy, których firma samodzielnie by nie osiągnęła
- Są to procesy newralgiczne, których zakłócenie skutkowałoby stratami dla firmy – lepiej zlecić je specjalistom i mieć gwarancję ciągłości działania
- Firma chwilowo znajduje się w trudnej sytuacji finansowej i musi obniżyć wydatki – outsourcing pozwala „wygasić” pewne koszty
Czytaj więcej: Pomysł na mały biznes w domu - zacznij swój własny biznes od zera w domu
Outsourcing umożliwia skupienie się na kluczowych kompetencjach
Jak już wspomniano, jedną z istotnych zalet outsourcingu jest możliwość skoncentrowania uwagi, zasobów i środków firmy na jej kluczowej działalności i budowaniu przewagi konkurencyjnej.
Obszary niezwiązane bezpośrednio z podstawowym profilem działalności przedsiębiorstwa z reguły pochłaniają znaczną ilość czasu i środków. Odciążenie firmy od ich realizacji pozwala w pełni zaangażować się w rozwój, innowacje i optymalizację głównego obszaru działalności.
Outsourcing księgowości – przykład skupienia się na core biznesie
Dobrą ilustracją jest outsourcing usług księgowych. Prowadzenie księgowości i sprawozdawczości to żmudne zadanie, pochłaniające sporo czasu kadry zarządzającej.
Jednocześnie nie jest to działalność, która bezpośrednio generuje zysk czy buduje przewagę rynkową. Lecz musi być realizowana prawidłowo ze względu na wymogi prawne.
Przekazanie księgowości wyspecjalizowanym firmom z jednej strony zdejmuje ten obowiązek z barków przedsiębiorstwa, a z drugiej pozwala w pełni skoncentrować się na rozwoju i optymalizowaniu podstawowej działalności.
| Zalety outsourcingu księgowego: | Wady outsourcingu księgowego: |
| - niższe koszty | - utrata bezpośredniej kontroli nad procesami księgowymi |
| - gwarancja realizacji obowiązków | - ryzyko braku zrozumienia specyfiki biznesu i błędów |
| - dostęp do specjalistycznej wiedzy | - ograniczony wpływ na terminy i sposób realizacji zadań |
| - odciążenie zarządu |
Outsourcing daje dostęp do wiedzy i doświadczenia ekspertów
Kolejną istotną korzyścią płynącą z outsourcingu jest możliwość pozyskania specjalistycznej wiedzy i doświadczenia.
Firmy świadczące wyspecjalizowane usługi dysponują ekspertami o unikalnych kompetencjach, know-how i zasobach. Są na bieżąco ze zmianami w prawie, trendami rynkowymi, nowymi technologiami.
Dzięki outsourcingowi można w szybki sposób uzyskać dostęp do ich potencjału bez konieczności samodzielnego i długotrwałego budowania takiego zaplecza.
Outsourcing IT - dostęp do nowoczesnych technologii
Jaskrawym tego przykładem jest outsourcing usług IT, szczególnie w zakresie budowy, wdrażania czy utrzymania systemów informatycznych.
Rozwój technologii następuje dziś w zawrotnym tempie, a budowa własnego, konkurencyjnego działu IT wymagałaby ogromnych nakładów i ciągłych inwestycji w aktualizację wiedzy.
Tymczasem dzięki outsourcingowi IT firma zyskuje dostęp do nowoczesnych systemów, bieżących trendów w technologiach i światowej klasy specjalistów.
Outsourcing to szansa na uzyskanie „paliwa rakietowego” do rozwoju biznesu w postaci wiedzy i zasobów, które trudno zbudować samodzielnie.
Outsourcing zwiększa elastyczność i szybkość działania firmy
Kolejną zaletą outsourcingu jest zwiększenie elastyczności i szybkości reakcji przedsiębiorstwa.
Firmy outsourcingowe dysponują zwykle szeroką i wykwalifikowaną kadrą specjalistów oraz rozbudowaną infrastrukturą. Daje im to możliwość szybkiego dostosowywania skali i zakresu świadczonych usług do potrzeb klientów.
Oznacza to, że w razie potrzeby możliwe jest zarówno szybkie zwiększenie, jak i zmniejszenia zaangażowania partnera w realizację określonych działań, bez konieczności budowania własnych zasobów na zapas.
Outsourcing usług rekrutacyjnych
Przykładem może być outsourcing usług rekrutacyjnych. W momencie, gdy firma planuje większe zatrudnienie może szybko skorzystać ze wsparcia agencji rekrutacyjnej bez potrzeby zatrudniania dodatkowych osób w dziale HR.
Natomiast gdy zapotrzebowanie na rekrutację nowych osób spada, koszty z tym związane również automatycznie maleją.
Outsourcing rozkłada ryzyko prowadzenia działalności na inne firmy
Outsourcing to pewnego rodzaju podział ryzyka związanego z prowadzeniem określonych obszarów działalności.
Firma outsourcingowa bierze na siebie odpowiedzialność za realizację zleconych zadań i ponosi ryzyko z tym związane.
Oznacza to z jednej strony gwarancję i ciągłość świadczonych usług, a z drugiej ogranicza to ryzyko i odpowiedzialność po stronie zlecającego.
Istotne jest jednak dobranie odpowiedniego partnera, który faktycznie poradzi sobie z realizacją procesów i zminimalizuje ryzyko ich zakłóceń czy błędów.
| Zalety outsourcingu ryzyka: | Zagrożenia outsourcingu ryzyka: |
| - mniejsza odpowiedzialność za zakłócenia | - uzależnienie się od partnera |
| - uniknięcie dodatkowych kosztów | - utrata kompetencji w danym obszarze w firmie |
| - możliwość skupienia na podstawowej działalności | - zagrożenie przerwaniem realizowanych usług |
Mimo pewnych zagrożeń, odpowiednio wdrożony outsourcing może istotnie ograniczyć ryzyko i podnieść bezpieczeństwo funkcjonowania wielu obszarów działalności firmy.
Podsumowanie
Outsourcing, czyli przekazanie realizacji wybranych zadań czy procesów na zewnątrz, jest dziś bardzo popularnym trendem w zarządzaniu firmą. Polega na zleceniu określonych funkcji, które nie stanowią rdzenia działalności przedsiębiorstwa, wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym.
Główne korzyści z outsourcingu to przede wszystkim możliwość obniżenia kosztów realizacji zadań niezwiązanych bezpośrednio z podstawowym profilem firmy. Ponadto pozwala on skupić uwagę i zasoby na kluczowych obszarach generujących przychody i budujących przewagę konkurencyjną.
Nie bez znaczenia jest także dostęp do specjalistycznej wiedzy i zasobów firm świadczących usługi outsourcingowe. Wreszcie outsourcing zwiększa elastyczność działania i pozwala dzielić ryzyko operacyjne związane z realizacją niektórych funkcji.
Jednak aby outsourcing był skuteczny, kluczowe jest odpowiednie zdefiniowanie obszaru działalności przekazywanej partnerowi i dobór podmiotu gwarantującego realizację zleconych zadań na najwyższym poziomie.
